1. Portée de cet avis de confidentialité

Cet avis de confidentialité s'applique au portail Web Willis Towers Watson Affinity Insurance (le « Site Web »). Sa date d'entrée en vigueur est le 3 août 2021.

Lorsque des liens du site Web sont fournis vers des sites Web tiers, nous ne sommes pas responsables de ces sites Web. L'inclusion d'un lien vers un site Web tiers n'implique pas l'approbation du site ou du service lié par nous ou nos sociétés affiliées. Nous ne sommes pas responsables de la manière dont vos informations personnelles sont traitées par ces sites Web tiers. Veuillez consulter la politique de confidentialité de tout tiers pour comprendre comment vos informations personnelles sont traitées par celui-ci.

Nous travaillons en étroite collaboration avec divers assureurs pour offrir le service Affinity. L'assurance implique l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par divers participants aux pratiques du marché de l'assurance, tels que les intermédiaires, les assureurs et les réassureurs.

2. Virement transfrontalier

Vos informations personnelles peuvent être stockées et traitées dans tout pays où le groupe Willis Towers Watson possède des installations ou dans lequel il engage des prestataires de services, et en utilisant le site Web, vous reconnaissez que vos données personnelles peuvent être transférées et traitées dans des pays en dehors de votre pays de résidence, qui peut avoir des règles de protection des données différentes de celles de votre pays. Nous avons établi des garanties pour protéger les informations personnelles qui sont transférées vers d'autres pays, y compris des protections contractuelles appropriées. Pour plus d'informations sur les garanties appropriées en place, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section « Contacts et commentaires » ci-dessous.

3. Informations personnelles que nous pouvons collecter auprès de vous

Les « Informations personnelles » sont des informations qui vous identifient en tant qu'individu ou se rapportent à un individu identifiable. Les informations personnelles que nous pouvons collecter via nos sites Web comprennent :

• votre nom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, profession et autres coordonnées ;

• votre âge, sexe et date de naissance ;

• les informations de connexion telles qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe ;

• des copies de vos pièces d'identité ;

• informations de paiement telles que carte de crédit ou coordonnées bancaires ;

• les informations requises par nos assureurs partenaires pour établir un devis (telles que vos informations professionnelles, votre salaire, vos informations familiales, votre patrimoine, votre historique automobile ou médical) ;

• des informations transactionnelles, telles que les détails de votre police d'assurance ;

• des informations sur les réclamations que vous faites sur votre police d'assurance ;

• tout intérêt que vous portez à nos services ou à nos domaines de pratique ;

• toute information que vous pouvez volontairement nous soumettre en remplissant un formulaire sur notre site Web ; et

• les détails de vos visites et de votre utilisation de notre site Web.

Certaines catégories d'informations personnelles que nous collectons sont appelées catégories spéciales de données personnelles, ou « Informations personnelles sensibles ». Cela peut inclure des informations relatives à votre santé telles que vos antécédents médicaux ou votre état de santé actuel si vous faites une réclamation qui nécessite ces informations. Vous pouvez également être invité à fournir des informations sur les casiers judiciaires. La loi nous impose des exigences particulières lorsque nous collectons ce type d'informations, et nous vous demanderons votre consentement pour traiter ces informations lorsque la loi applicable l'exige.

Nous pouvons collecter des informations personnelles de différentes manières :

• directement auprès de vous, lorsque vous soumettez vos coordonnées pour vous inscrire ou demander un devis, acheter une police ou enregistrer une réclamation ;

• à partir de tout formulaire que vous pouvez remplir et soumettre via nos sites Web, par exemple des informations collectées à partir de la page « Nous contacter » de nos sites Web ;

• du ​​contenu des sondages que vous pouvez remplir sur nos sites Web ;

• à partir de « cookies » de session et d'autres outils similaires déployés sur des parties de nos sites Web qui ne sont accessibles qu'aux utilisateurs authentifiés qui sont connectés au site Web (pour plus d'informations sur les cookies utilisés sur nos sites Web, veuillez consulter la section 7 ci-dessous) ;

4. Comment nous pouvons utiliser vos informations personnelles

Nous pouvons utiliser les informations personnelles vous concernant pour nos intérêts commerciaux légitimes ou pour l'exécution et la gestion de votre contrat d'assurance, y compris ce qui suit :

• pour exploiter le site Web et fournir nos services ;

• pour vous assurer que vous êtes éligible aux produits que vous demandez via le site Web ;

• pour effectuer des analyses qui nous permettent d'évaluer les risques, de tarifer nos produits, de développer de nouveaux produits et d'améliorer le site Web et nos services ;

• à des fins de prévention et de détection des fraudes ;

• pour faciliter votre participation aux fonctionnalités interactives que vous pouvez choisir d'utiliser sur nos sites Web et personnaliser votre expérience sur le site Web en présentant un contenu adapté à vous ;

• pour gérer, exécuter et administrer votre (vos) compte(s) sur le site Web ;

• pour correspondre avec vous, vous informer d'événements ou de modifications de notre service, ou autrement pour répondre à vos demandes et répondre à vos questions et demandes d'informations ;

• à des fins de marketing direct (sous réserve du respect des lois applicables).

5. Bases légales du traitement des Informations Personnelles

Nous devons avoir une base légale pour traiter vos informations personnelles. Dans la plupart des cas, la base juridique sera l'une des suivantes :

• pour l'exécution de votre contrat ;

• pour nos intérêts légitimes, par exemple pour fournir et améliorer nos services, gérer nos risques, conserver des enregistrements de transactions précis et gérer nos activités de manière efficace ;

• pour les intérêts légitimes des fournisseurs de produits tiers (par exemple, pour enquêter et évaluer les réclamations faites contre les polices détenues ou souscrites par eux et pour prévenir et détecter les soupçons de fraude) ;

• pour nous conformer à nos obligations légales telles que la diligence raisonnable et les obligations de déclaration ; ou alors

• votre consentement lorsqu'il est requis par la loi applicable.

Nous traitons les informations personnelles sensibles uniquement lorsque l'un des cas suivants s'applique :

• lorsque nous avons votre consentement (auquel cas vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant en utilisant les coordonnées à la fin de cet avis de confidentialité) ;

• pour établir, exercer ou défendre des droits légaux ; ou alors

• lorsque la législation nous autorise par ailleurs à traiter des informations personnelles sensibles (par exemple, lorsque le traitement est nécessaire à des fins d'assurance).

6. Divulgation de vos informations personnelles

Willis Towers Watson peut divulguer vos renseignements personnels à toute société du groupe Willis Towers Watson aux fins et usages énoncés ci-dessus. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles aux catégories de tiers suivantes :

• à nos sociétés affiliées qui soutiennent nos opérations commerciales (qui peuvent être situées dans d'autres juridictions) ;

• aux sociétés impliquées dans la fourniture de services professionnels et la vente de produits d'assurance via le site Web, y compris les prestataires d'assurance et les sociétés qui fournissent des services de réassurance, de règlement des sinistres, de courtage et de traitement des sinistres ;

• à des fournisseurs de services tiers tels que des entités fournissant un service client, la livraison d'e-mails, l'informatique en nuage, l'audit, l'hébergement de notre site Web et les fournisseurs de services de paiement ;

• à des tiers impliqués dans les événements auxquels vous vous inscrivez, pour faciliter votre participation à ces événements ;

• à des tiers avec lesquels vous avez une relation d'affinité et qui collaborent avec Willis Towers Watson dans la distribution de produits et/ou services ; ou alors

• aux tribunaux, aux organismes chargés de l'application de la loi, aux organismes de réglementation et à d'autres autorités publiques et gouvernementales, qui peuvent inclure des autorités en dehors de votre pays de résidence, ou à d'autres tiers auxquels nous pouvons être obligés de divulguer vos informations personnelles par la loi.

7. Cookies

Nous utilisons des cookies et d'autres technologies sur ce site Web. Vous pouvez en savoir plus sur les cookies que nous utilisons et pourquoi en consultant notre Politique relative aux cookies. Notre politique relative aux cookies doit être lue conjointement avec cet avis de confidentialité.

8. Sécurité et rétention

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger la sécurité de vos données contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification. Malgré cela, la sécurité de la transmission des informations via Internet ne peut pas toujours être garantie et vous le reconnaissez dans votre accès et votre utilisation de notre site Web. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité de votre compte a été compromise), veuillez nous en informer immédiatement conformément à la section « Contact et commentaires » ci-dessous.

Nous conservons les informations personnelles pendant une période de temps qui nous permet de :

• Vous fournir des services ;

• Tenir des dossiers commerciaux à des fins d'analyse et/ou d'audit ;

• Se conformer aux exigences de conservation des dossiers en vertu de la loi ou de la réglementation en vigueur ;

• Se conformer à toute obligation légale ou réglementaire ;

• Défendre ou porter toute réclamation légale existante ou potentielle ;

• Traiter toute réclamation concernant nos activités ; et

• Vous envoyer du marketing (à moins et jusqu'à ce qu'il nous soit demandé de cesser ce marketing).

Nous supprimerons vos informations personnelles lorsqu'elles ne seront plus nécessaires à ces fins. S'il existe des informations que nous ne sommes pas en mesure, pour des raisons techniques, de supprimer entièrement de nos systèmes, nous mettrons en place des mesures appropriées pour empêcher tout traitement ou utilisation ultérieurs des données.

9. Choix et accès

Vous pouvez refuser de recevoir des communications marketing de notre part à tout moment en nous contactant ou en utilisant le mécanisme de désabonnement contenu dans chaque e-mail. Veuillez noter que si vous refusez de recevoir des e-mails liés au marketing de notre part, nous pouvons toujours vous envoyer des messages administratifs importants, dont vous ne pouvez pas vous désabonner.

Si vous souhaitez examiner, corriger, mettre à jour, vous opposer ou restreindre le traitement de vos informations personnelles ou demander une copie des informations personnelles vous concernant dans un format portable et lisible par machine, vous pouvez nous contacter en nous envoyant un e-mail à dataaccessrequest@willistowerswatson.com ou en envoyant votre demande par courrier postal à l'adresse indiquée dans la section « Contact & Commentaires » ci-dessous.

Dans votre demande, veuillez indiquer clairement les informations personnelles que vous souhaitez modifier, si vous souhaitez que vos informations personnelles soient supprimées de notre base de données ou indiquez-nous les limitations que vous souhaitez imposer à notre utilisation de vos informations personnelles. Pour votre protection, nous pouvons uniquement mettre en œuvre des demandes concernant les informations personnelles associées à l'adresse e-mail particulière que vous utilisez pour nous envoyer votre demande, et nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité avant de mettre en œuvre votre demande.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre organisme national de réglementation de la confidentialité. Trouvez le vôtre ici.

Veuillez noter que nous pouvons avoir besoin de conserver certaines informations à des fins de tenue de dossiers et/ou pour terminer toute transaction que vous avez commencée avant de demander une modification ou une suppression. Il peut également y avoir des informations résiduelles qui resteront dans nos bases de données et autres enregistrements, qui ne seront pas supprimées. Dans ce cas, nous mettrons en œuvre des mesures raisonnables pour garantir que ces données restent sécurisées et ne soient ni consultées ni utilisées de quelque manière que ce soit.

10. Utilisation de sites Web par des mineurs

Le site Web ne s'adresse pas aux personnes de moins de seize ans et nous demandons aux mineurs de ne pas fournir d'informations personnelles via les sites Web.

11. Modifications de notre avis de confidentialité

De temps à autre, nous pouvons modifier notre avis de confidentialité. La date d'entrée en vigueur de cet avis de confidentialité, comme indiqué au début de cet avis de confidentialité, indique la dernière fois que cet avis de confidentialité a été révisé. La vérification de cette date d'entrée en vigueur vous permet de déterminer s'il y a eu des changements depuis la dernière fois que vous avez examiné l'avis. Lorsque des modifications apportées à cet avis de confidentialité auront un impact fondamental sur la nature du traitement ou auront un impact substantiel sur vous, nous publierons un avis à ce sujet sur notre site Web pendant une période raisonnable afin que vous ayez la possibilité d'exercer vos droits (par exemple, vous opposer au traitement).

12. Contact & commentaires

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cet avis de confidentialité, veuillez contacter notre bureau mondial de confidentialité, à The Willis Building, 51 Lime St, London EC3M 7DQ ou à privacy@willistowerswatson.com